Deux semaines avant le début de la nouvelle année civile, les employeurs doivent avoir le temps d'approuver un acte réglementaire local important - le calendrier des vacances. L'absence de ce document est considérée comme un délit administratif et entraîne un avertissement ou une amende. Nous déterminons quelles caractéristiques doivent être prises en compte dans le calendrier des vacances et quelles catégories d'employés ont le droit de demander des vacances hors tour.
Caractéristiques de la planification des vacances
La planification des vacances est la responsabilité de tous les employeurs, quel que soit le nombre d'employés dans l'entreprise. Ce document régit la séquence d'octroi des vacances payées au cours d'une année civile et contient des informations sur la répartition du temps de repos des employés (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Lors de sa compilation, les souhaits des employés et les spécificités du processus de travail sont pris en compte. Les employeurs devraient avoir le temps d'établir un calendrier des vacances d'ici le 17 décembre.
- Caractéristiques de la planification des vacances
- Comment inclure la date de début de vos vacances dans votre programme de vacances
- le droit de reporter le congé pour l'année prochaine
- Formulaire de calendrier des vacances
- Modification de l'horaire des vacances
- L'employé sera licencié en janvier. Dois-je remplir un calendrier de vacances pour cela?
- Pénalité pour ne pas avoir d'horaire de vacances
Procédure de planification
La procédure de planification des vacances peut être établie dans une convention collective, un règlement interne du travail ou d'autres réglementations locales. De plus, Rostrud estime que le calendrier des vacances dans chaque unité structurelle peut être différent. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises qui emploient des centaines ou des milliers d'employés. Dans ce cas, l'élaboration des projets d'horaires est effectuée par les chefs de service, puis ils transfèrent le document aux responsables du personnel, qui, pour leur part, forment un horaire de vacances unifié et consolidé.
Selon la règle acceptée, le calendrier des vacances devrait contenir des informations sur l'heure et la durée des vacances de chaque employé travaillant sous contrat de travail.
En règle générale, la durée des vacances dépend du nombre de jours de vacances auxquels un employé a droit et du nombre de jours de vacances non utilisés au 1er janvier 2021.
Lors de la planification des vacances, n'oubliez pas les nouveaux arrivants qui n'ont pas travaillé six mois au début de l'année civile. Comme nous le savons, le droit de prendre un congé pour la première année de travail naît après six mois de travail continu chez un employeur donné. Par conséquent, lors de l'élaboration d'un horaire, il est important de prendre en compte le fait que les débutants peuvent profiter des jours de repos prescrits d'ici la fin de l'année.
Durée du congé annuel principal
- 28 jours civils - pour tous les employés qui ne sont pas inclus dans les catégories préférentielles;
- 31 jours civils - pour les employés de moins de 18 ans;
- 30 jours civils - pour les personnes handicapées;
- 30 à 40 jours - pour les employés des services de secours (en fonction du délai de travail continu);
- 42-56 jours civils - pour les travailleurs travaillant avec des armes chimiques, certaines catégories de travailleurs pédagogiques.
Il existe plusieurs catégories de travailleurs qui sont «éliminés» de la règle générale de planification des vacances:
1. Les employés qui ont le droit de demander un congé payé sur demande avant l'expiration de six mois de travail continu.
Ces employés sont indiqués à l'art. 122 du Code du travail de la Fédération de Russie:
- les femmes - avant ou immédiatement après le congé de maternité;
- les employés de moins de 18 ans;
- les travailleurs ayant adopté un enfant de moins de 3 mois.
Selon l'art. 123 du Code du travail de la Fédération de Russie, à la demande de l'employé, il peut bénéficier d'un congé annuel pendant que sa femme est en congé de maternité, quelle que soit la durée de son travail continu avec l'employeur.
2. Travailleurs à temps partiel.
Selon l'art.286 du Code du travail de la Fédération de Russie, le congé à temps partiel est accordé en même temps que le congé sur le lieu de travail principal. Si un employé n'a pas travaillé pendant six mois à un emploi à temps partiel, les vacances sont fournies à l'avance.
Pour prendre en compte cette catégorie de salariés dans l'horaire de vacances, demandez-leur des informations sur la période de vacances sur le lieu de travail principal.
3. Employés de grande taille avec enfants de moins de 12 ans.
La loi fédérale n ° 360-FZ du 11.10.2018 a complété le Code du travail de l'art. 262.2. Les employeurs doivent désormais tenir compte du fait que les parents de 3 enfants ou plus de moins de 12 ans ont le droit de prendre un congé annuel payé de leur choix à un moment qui leur convient.
Dans la lettre du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 20 novembre 2018 N 14-2 / OOG-9166, il est précisé que l'âge des enfants est calculé pour l'année où le congé est accordé. Cela signifie que si au début de l'année de congé, un gros salarié avait le droit d'utiliser le congé à un moment opportun, alors ce droit lui reste même si au moment où le congé commence, l'enfant plus âgé a déjà 12 ans. .
Dans un examen des questions d'actualité de février 2019, Rostrud a examiné la question de savoir si un employé avec trois enfants de moins de 12 ans peut prendre des vacances à un moment opportun par parties. Selon les experts, le droit d'utiliser les vacances à un moment opportun ne signifie pas le droit de diviser les vacances en plusieurs parties à la demande de l'employé. Une telle division conformément à l'art. 125 du Code du travail de la Fédération de Russie n'est possible qu'avec l'accord des parties. Dans ce cas, l'une des parties du congé doit durer au moins 14 jours civils.
4. Anciens combattants, employés récompensés par le badge "Donateur honoraire de la Russie", employés élevant un enfant handicapé de moins de 18 ans, conjoints de militaires.
Toutes ces catégories de travailleurs ont le droit de prendre un congé payé à un moment qui leur convient.
Lors de l'élaboration d'un programme de vacances pour l'année, il est important de se rappeler que les jours fériés non ouvrés spécifiés à l'art. 112 du Code du travail de la Fédération de Russie, ne sont pas inclus dans le nombre de jours civils du congé annuel principal ou supplémentaire. Par conséquent, si les vacances tombent ces jours-là, la date de fin est automatiquement reportée.
En outre, il est important de se souvenir du report des week-ends (décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 10.10.2020 n ° 1648).
Comment inclure la date de début de vos vacances dans votre programme de vacances
Rostrud estime qu'indiquer dans le calendrier uniquement le mois de vacances, sans dates exactes de début et de fin de vacances, est illégal.
Les experts recommandent d'entrer des dates précises dans le formulaire de calendrier des vacances pour éviter les désaccords avec les employés.
À droite de reporter les vacances à l'année prochaine
Il est fort possible que lors de l'élaboration d'un calendrier de vacances pour un an, un employé vous envoie une demande avec une demande de ne pas lui accorder de vacances l'année prochaine, mais de le reporter à 2022. Cette demande doit être refusée. C'est ce que conseillent les experts de Rostrud.
Ils font référence au fait que les congés payés annuels devraient être accordés chaque année. Et si le transfert est autorisé, cela uniquement dans des situations exceptionnelles (article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie), qui incluent, par exemple, la nécessité de production et l'incapacité temporaire de l'employé.
Formulaire de calendrier des vacances
Lors de l'élaboration d'un calendrier de vacances, vous pouvez utiliser le formulaire T-7 (Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 06.04.2001 n ° 26). Au stade de la planification des vacances, vous devez remplir les colonnes 1 à 6.
La colonne 6 présente la date de début des vacances des employés, y compris ceux qui ont le droit de prendre des vacances à tout moment qui leur convient.
Les colonnes 7, 8 et 9 ne sont pas remplies. Les données qu'ils contiennent sont saisies à la main tout au long de l'année, au fur et à mesure que les employés partent en vacances.
Rostrud recommande d'ajouter une colonne supplémentaire «familiarisé avec l'horaire» au formulaire ou de rédiger une feuille de familiarisation, qui sera une pièce jointe à l'horaire des vacances. N'oubliez pas que selon l'art. 123 du Code du travail de la Fédération de Russie, chaque employé doit être informé de l'heure de début des vacances au plus tard deux semaines avant son début.
Jusqu'à ce qu'il soit approuvé, le calendrier des vacances n'est qu'une ébauche.Après avoir été approuvé par le chef du service du personnel et les chefs des unités structurelles, le document est envoyé à l'organisation syndicale (article 372 du Code du travail de la Fédération de Russie). Sa confirmation s'exprime sous la forme d'un extrait du procès-verbal de la réunion du comité syndical. Mais aujourd'hui, toutes les entreprises n'ont pas de syndicat. Ensuite, dans le formulaire dans la ligne d'approbation, vous devez faire une note à ce sujet.
Il est nécessaire de familiariser les employés avec l'horaire de vacances approuvé contre signature. Le document suit:
- magasin dans le département de la comptabilité et du personnel;
- traîner dans un endroit pratique pour l'examen;
- envoyer aux divisions structurelles de l'entreprise (copies de l'annexe).
Si l'employeur a averti le salarié du début des vacances plus de deux semaines avant son début, le salarié a le droit de présenter une demande écrite demandant le report des vacances pour une autre période convenue. En même temps, il ne peut rédiger une demande adressée à l'employeur pour lui accorder un congé, s'il l'utilise conformément à l'annexe.
Il existe plusieurs cas où un employé doit demander des vacances:
- le congé est utilisé avant six mois de travail continu avec l'employeur;
- le congé est utilisé avant six mois de travail continu sur la base d'un accord avec l'employeur;
- le salarié appartient à l'une des catégories auxquelles l'employeur est tenu d'accorder un congé à un moment opportun.
Modification de l'horaire des vacances
Étant donné que l'horaire de vacances fait référence aux documents obligatoires non seulement pour l'employeur, mais aussi pour le salarié, en cas de modification de celui-ci, l'accord des parties est requis.
Pour enregistrer le transfert des vacances de l'année civile en cours dans le formulaire T-7, les colonnes 7 à 9 sont utilisées.
La case 10 («notes») doit être utilisée dans les cas suivants:
- lorsque les vacances ou une partie de celles-ci sont transférées pour la raison indiquée dans: - l'octroi de vacances peut nuire au cours normal du travail de l'organisation;
- lorsque les vacances ou une partie de celles-ci sont transférées pour la raison précisée dans; et le transfert des vacances à l'année civile suivante.
Ajout d'un nouvel employé à l'horaire de vacances approuvé
En règle générale, de nouveaux employés apparaissent dans l'entreprise au cours de l'année. À cet égard, la question se pose souvent: que faire si une personne se rend au travail après l'approbation de l'horaire de vacances?
Rostrud s'appuie sur la pratique des forces de l'ordre dans ce domaine et propose deux options sur son site officiel:
- apporter des modifications au calendrier des vacances consolidé;
- rédiger un calendrier supplémentaire et le joindre au résumé.
L'employé sera licencié en janvier. Dois-je remplir un calendrier de vacances pour cela?
Des clarifications à ce sujet sont données dans la lettre du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 27 mars 2020 N 14-2 / B-321.
Dans ce document, le ministère a indiqué que l'horaire des vacances devrait inclure tous les employés qui sont en relation de travail avec l'organisation le jour où l'horaire est approuvé. Cette exigence s'applique également aux salariés avec lesquels les contrats de travail prendront fin au cours de l'année de travail. Ainsi, il est impossible de ne pas prendre en compte dans l'horaire de vacances un salarié dont le contrat de travail expire en janvier.
Pénalité pour ne pas avoir d'horaire de vacances
L'absence d'horaire de vacances est une infraction administrative, pour laquelle il y a des sanctions (article 5.27 du Code administratif de la Fédération de Russie) - avertissement ou imposition d'une amende administrative:
- pour les fonctionnaires d'un montant de 1 000 à 5 000 roubles;
- pour les entrepreneurs - de 1 000 à 5 000 roubles;
- pour les personnes morales - de 30 000 à 50 000 roubles.
